未能获得批准的任何这些情况可能导致旅行者负责所有的旅行费用。
旅行前....
- 旅客必须得到批准才能进行任何预订。
- 旅客是否已同意完成旅行请求？
- 旅客被批准开车了吗？如果没有，请填写VSP表格。详情请致电972-2817。
- 如需租车，请提交车辆申请表。更多信息，请拨打972-3903。
- 联系你的汽车保险代理，确认如果你驾驶自己的车辆，是否需要“商业用途”保险。
- 旅行者往返的路程是否超过100英里？如果是，完成旅行优化器并附加到旅行请求。
- 使用GSA网站上的每日膳食津贴来确定你的目的地。
- 确定允许的里程或使用谷歌地图或里程日志，如果您的目的地在里程表上不可用。将里程证明上传到旅行申请表上。
- 当需要提前支付差旅费用时，请在提交“同意”差旅请求时提前支付差旅费用。提前申请必须在行程开始前十天提交给旅行社。
- 在线审查国际旅行警告和健康警报。
- 当使用部门卡预订酒店时，请与酒店联系，查看是否需要信用卡授权表。
旅行期间....
- 保留所有的明细收据。如果不这样做，可能会导致无法报销费用或必须向部门支付t卡或部门卡费用。
- 在用餐收据上写上小费金额。
- 在退房时获得“零余额”酒店账单。
- 除非事先得到批准，否则员工在“官方站点”所在的城市或城镇内不允许有食宿费用。“办公地点”是员工通常报到上班的地理位置
学生团体
- 学生团体须索取所有分项收据，包括膳食收据。
- 如果收到现金，学生必须签署一份日志。该日志将作为报销收据，并应上传到费用报告中。
当你回来....
- 提交一份费用报告。
- 更新每个事务的费用信息。
- 上传所需的收据/付款证明，会议日程安排等到费用报告。把小收据牢牢地粘在一张纸上以便扫描。请不要用胶带盖住打印或在收据上突出。
- 一名员工不得将另一名员工的费用包括在他/她的费用报告中。
- 在旅行者的费用报告中包括不可报销的费用，以了解旅行费用的真实情况。
- 对于国际旅行，请使用Concur内置的货币转换器。
- 及时提交费用报告，并在回国后15（15）个工作日内归还差旅垫款。
查看操作规程了解更多信息。
