常见问题解答

联系你已经预订和安排的公司，比如酒店、会议组织者和航空公司。

如果有与旅行相关的信用卡交易，请填写“取消旅行”表格，并将其附在“费用报告”中的交易上。

如果没有与旅行相关的卡交易，进入旅行请求，点击“关闭/取消激活请求”按钮。填妥取消旅行表格并电邮至旅行社。

在旅行发生之前，学校不允许报销任何旅行费用。由于这次旅行已经取消，我们将不报销用个人资金购买的机票。然而，任何从航空公司收到的用于未来大学业务的学分，我们将在那时偿还。如果积分用于个人旅行，我们将不报销机票。

航空公司积分/代金券：

• 用于未来的大学业务=资金将在未来的旅行后报销
• 用于个人旅行=费用将不予报销

每个部门必须制定一个标准来维护所有机票积分/代金券，以确保它们用于大学业务。

• 积分/代金券必须用于未来的大学商务旅行
• 大多数航空公司会为未来的旅行提供积分或代金券（通常在12个月内）。
• 一些航空公司可能会收取取消费用，这将适用于卡

同意:

• 机票交易和任何取消费用仍然需要在费用报告中进行核对
• 作为文件的一部分，请附上取消旅行表格

酒店预订取消：

• 如果你必须支付酒店押金，与他们确定是否可以获得全额退款
• 了解是否会有取消费用，以及是否可以因大流行而免除费用

同意:

• 从押金退款或取消费用中扣除的款项需要在费用报告中进行核对
• 作为文件的一部分，请在交易中附上取消旅行表格

会议登记取消：

• 了解是否可以退款
• 查一下是否有取消费用

同意:

• 退款需要在费用报告中进行核对
• 作为文件的一部分，请在交易中附上取消旅行表格

如果你的主管仍然同意你在重新安排的时间去……

• 通过向travel@AState.edu发送会议/旅行组织者提供的信息的电子邮件，要求将延迟信息附加到您的旅行请求中。如果你有来自会议/旅行组织者的电子邮件，你可以转发，而不是单独发送电子邮件。
• 一旦旅行发生，请更正费用报告上的日期，并在“附加信息”中输入关于推迟旅行的简要说明。

如果您不能在重新安排的时间参加，并且没有旅行卡交易……

• 通过发送完整的表格至travel@ASate.edu，要求将旅行取消表格附在您的旅行请求中。
• 在Concur中，通过单击页面顶部的Requests按钮转到Manage Requests页面。
• 从活动请求列表中选择旅行请求。
• 点击“关闭/无效请求”按钮，然后点击弹出信息中的“确定”。

如果您不能在重新安排的时间参加，并且有旅行卡交易…

• 在Concur中，创建费用报告以协调卡交易。（请参阅其他常见问题解答主题，了解需要采取的其他步骤）
• 在“附加信息”中输入有关旅行被推迟以及您无法在重新安排的时间参加的简短说明。

如果是在48个相邻的州之外，则被认为是国际旅行。连续意味着状态是接触的。所以国际旅行包括阿拉斯加和夏威夷。