常见问题解答

办公用品不再是强制性的国家合同。采购处鼓励使用Staples首选的合作合同购买办公用品。p卡可以在Office Depot商店使用。

食品采购请求：

各部门使用国家资金采购食品时，必须填写《食品采购申请表》。该表格用于校内或校外活动的食品购买，这些活动并非由我们的优德体育供应商索迪斯公司提供。使用A-State Foundation或学生代理机构的资金购买食品时，不需要此表格。

• 校内设施包括琼斯博罗校区的所有建筑，贾德希尔中心除外。
• 校外设施包括餐馆、公园和其他不在琼斯博罗校园内的设施。

当活动在校园举行时，必须使用索迪斯来提供服务。

校内官方功能

•校内活动所需的食物必须通过索迪斯公司购买。

•如果没有索迪斯，在向校外供应商订购之前，食品采购申请表必须由索迪斯公司批准。

•所有校外官方活动的食品采购请求必须在活动前得到索迪斯、系主任、主席、院长和副校长的批准。

食物的形式

食品表不需要索迪斯签名：•候选人面试餐•捐赠餐•正式招聘餐•索迪斯提供的食品购买•课堂实验餐•仅供大学客人使用的咖啡/水和用品•社区博览会、招聘旅行和其他大学活动的糖果。*部门不允许带糖果。•琼斯博罗以外的用餐

•为琼斯博罗的校外官方活动购买的食品•为索迪斯无法提供膳食的校内官方活动购买的食品。•运动队餐

有关官方职能类别的更多资料，请参阅采购处网站上的操作程序05-09和食品采购申请表。

拒绝申请或预算转移

注意：发起者可以拒绝他们自己的请求，直到审批队列中的最后一个人批准它。

1. 点击myCampus中的自助服务横幅（SSB）图标。
2. 单击Finance菜单。
3. 单击Approve Documents链接。
4. 单击“提交查询”。
5. 单击需要拒绝的文档的“不批准”链接。
6. 单击“不批准文档”按钮。完成后，您将收到一封电子邮件，说明文档已被不批准。您现在可以登录Internet Native Banner （INB）更正或删除文档。

如果您在处理申请单的过程中超时，忘记填写申请单号码，请按照以下步骤查找丢失的申请单。

1. 在Banner中，转到FPIREQN
2. 单击Requisition单词旁边的箭头（请保留Requisition字段空白）。
3. 当屏幕打开时，单击Enter Query图标以擦除所有字段。
4. 切换到Requestor Name字段，并键入通配符（%），发起者的姓氏，然后再次键入通配符（%）。
5. 切换到Request Date字段。输入申请的日期。日期格式为：DD-MM-YYYY。
6. 单击Execute Query图标。
7. 当您找到丢失的申请单时，双击申请单编号，它将打开申请单以完成。

有关说明，请参见校内采购。

所有购买的科技产品必须方便视障人士使用。这包括购买新技术和更新软件。

大多数购买都需要VPAT（自愿产品可访问性模板）来验证购买是否符合优德体育法律。

***部门不需要从州/合作合同项目（如戴尔）获得VPAT。

通过P-Card购买软件，必须事先经过批准确认符合要求。

购买软件：

软件采购申请表：在采购软件之前，部门必须提交软件采购申请表以及必要的文件（例如VPAT和HECVAT或IT安全问卷（PDF））。 安全审查过程：IT安全团队将审查提交的软件文档，以确保符合大学和行业的安全要求。如果适用，该团队还将与必要的用户/部门合作，解决与供应商的任何问题。 安全审批：一旦软件获得IT安全部门的批准，该部门将得到通知，并可以按照标准操作程序进行申请流程。采购部门也将收到安全批准的通知。 现有采购流程：请注意，所有现行采购流程仍然有效，包括任何超过2万美元的采购或合同。各部门应通过procurement@AState.edu与采购部门联系，以获得有关这些采购的进一步指导。

音频/视觉设备，思科桌面电话，数字标牌和电视采购：联系ITS在972-3033。

手机，MIFI和数据计划(ipad) -联系ITS 972-3033。您也可以去帮助台票务应用程序的网络和无线部分。

校内采购：从ITS供应商ID: 50554137

1. 向资讯科技署索取报价。
2. 向亚利桑那州立大学信息和技术服务部发起在线申请。
3. 用订购产品的具体描述和项目编号覆盖默认的商品代码描述。
4. 行项目的任何附加信息应输入在项目文本中。
5. 输入数量和金额。
6. 使用税组“P”表示服务，使用税组“U”表示购买。
7. 采购部门将处理申请单并完成采购订单
8. 采购部门在申请单上写PO号，然后将申请单和备份文件转发给应付账款付款。

欲了解更多信息，请参阅资讯科技署网站

戴尔采购：供应商ID: 50005425

使用下列商品编号：

• 20701 -电脑用品
• 20401 -非资本电脑和笔记本电脑
• 资本个人电脑

1. 请求电子报价从谢恩·约翰斯顿，shanej@a优德体育.edu
2. 发起订单申请
3. 用报价中的描述覆盖默认的商品代码描述
4. 在“文档文本”中输入如下内容：
   1. 第1行：4600053723
   2. 第2行：电子报价号
5. 一旦申请获得批准，采购部门将对其进行处理，向戴尔下订单，并完成采购订单。采购订单的电子邮件附件将发送给发起人
6. 一旦物品被交付或提取，发起人应在Banner中接收物品。当订单不正确时，发起人应致电972-2315与应付账款联系

苹果采购：-暂时搁置信息和技术服务供应商ID: 50004884

使用下列商品编号：

• 20701 -电脑用品
• 资本个人电脑
• 20404 -非资本- ipad，平板电脑和手机
• 20401 -非资本电脑和笔记本电脑

1. 从ITS请求Apple提案，it_hardware@a优德体育.edu
2. 输入订单申请。
3. 用从ITS收到的Apple提案的描述覆盖默认的商品代码描述。
4. 在“文档文本”中输入如下内容：
   1. 第1行：4600055281
   2. 第二行：苹果合同编号1013697
   3. 第3行：账号477550
   4. 第5行：苹果提案号
   5. 第6行：谁将使用这个设备/谁将对这个设备负责
5. 一旦申请获得批准，采购部门将对其进行处理，在Apple下订单，将it_hardware@a优德体育.edu添加到电子邮件列表中，并完成采购订单。采购订单的电子邮件附件将发送给发起人
6. 一旦物品被交付或提取，发起者在Banner中接收物品。当订单不正确时，发起者需要联系ITS。

请参阅以下所有亚利桑那州立大学技术采购指南：

• 技术无障碍（VPAT）
• 资讯科技保安问卷

请在财务和行政网站上查看所有可用的财务表格。

新教师及专业人员搬迁津贴

概述允许的搬迁成本，并澄清不允许的成本；

优德体育法典19-4-522 (5)(e)允许高等教育机构从国家资金中支付雇员的搬家费用。在优德体育立大学院系单位的财政限制内，院长、主任或系主任可以支付相当于年薪10%的金额作为新教员或专业员工的搬家费用。校长、校长或副校长可授权支付高于此数额的款项。有关支付搬家费用的协议条款应包括在委任书内。大学的义务适用于“家庭”的移动，并不构成对大学雇用的每个家庭成员的单独津贴。

允许的成本:

1. 搬运员工的家庭用品和个人物品。
2. 从旧住所到新住所的旅行，包括住宿但不包括膳食。这包括抵达新家后的一晚住宿。随后的住宿由员工负责。
3. 由于用包裹邮寄书籍通常更经济，个人应该调查这种可能性，并保留收据，以便在申请报销时提交。
4. 如果教师或专业人员选择自己移动（U-Haul等）而不是使用商业搬运工，则应保留车辆或拖车租赁费用，汽油和石油购买，通行费和协助装卸所需的特殊人工费用（教师或专业人员本人除外）的收据。

大学不分担以下费用：

1. 在移动的两端存放个人物品。
2. 比一般商业搬家公司提供的额外保险范围。
3. 将家庭物品和个人书籍（不包括专业书籍）从迁居地以外的地址迁居。
4. 付小费
5. 任何从临时住房到永久住房的后续搬迁未在最初搬迁后的6个月内进行，也未事先书面同意作为雇佣要约的一部分。

在录用之日起一年内，应尽快完成搬迁安排。任何超过20,000美元的金额必须有三份书面搬家估价。2万美元以下的估价不需要竞标。

大学将直接向搬家公司付款，或向员工报销搬家家庭物品和个人物品的费用，但不超过搬家授权的金额。所有报销须提供收据正本。

采购服务不会解决任何搬家公司遇到的任何问题。无论员工如何管理家庭搬家，向亚利桑那州立大学员工的供应商支付搬家费用都必须遵循大学程序。

在搬家过程中，搬家公司可能会向被搬家的员工寻求指导。被搬家的员工必须明白，对搬家公司的口头指示可能构成合同。亚利桑那州立大学将不支付书面合同以外的口头费用，员工将独自承担责任。搬家员工需要谨慎行事，以避免这种个人额外费用。当对搬家公司的请求有疑问时，请致电870-972-2028寻求帮助。

当需要家居用品搬运服务时，应遵循以下步骤。

1. 书面告知你的新员工部门愿意支付的搬家费用。
2. 新员工必须获得三次出价，才能获得超过20,000美元门槛的估价。2万美元以下的估价不需要竞标。一旦他们收到了成本估算并选择了搬家公司，他们应该联系他们的ASU部门的信息。然后，采购部门应向采购服务部提交经批准的采购申请单，并提供以下信息：
3. 离职员工的姓名、电话；
4. 签约搬家公司名称及报价号码（如适用）
5. 搬迁日期及确保搬迁成功所需的任何有关详情；三份估价（如果超过20,000美元）或提交书面报价（如果低于20,000美元）的副本。员工应在搬迁前确保估算/报价在授权预算范围内。任何问题应在员工签署合同之前直接向采购服务部门提出。
6. 地点员工从哪里来，又往哪里去。

超过20,000美元的移动请参见以下内容：

合同供应商：Armstrong Relocation United Van Line

联系方式：Rob Hurt - RHurt@goarmstrong.com或800-288-7396

阿姆斯壮将需要提供以下信息：

• 员工的名字
• 电话号码
• 电子邮件地址
• 移动位置从和到。
• 交货时间：提前10天或2周通知
• E&I合同号

最低订购量：2100磅

折扣:66%

燃油附加费：不固定。能源部每月确定。

阿姆斯壮将提供一份不超过10%报价的书面估价

保险:

无免赔额的全额重置价值保险基于5.00美元×货物重量，最高为100,000美元，不含任何成本

搬家期间

阿姆斯特朗客户服务代表：Pam James - 901/547-7392或pjames@goarmstrong.com

• 她将在每次调动之前、期间和之后与受让人保持联系。
• 卫星跟踪功能安装在所有的公路卡车上。